運送業の運行日報を手書きからエクセルに一元化し稼働実態を可視化する方法

手書きの運行日報は、転記して終わりにするにはもったいないデータの塊です

手書きの運行日報を転記するだけで、配車担当の一日が溶けていく

運行日報の転記作業そのものは単純ですが、ドライバー・車両が増えるほど突き合わせと確認に時間を奪われ続けます。

1件の転記は数分でも、ドライバーの数だけ積み重なっていきます

中小の運送会社で配車を担当していると、毎晩ドライバーから戻ってくる手書きの運行日報を、エクセルに転記する作業が日課になっている会社をよく見かけます。

出発時刻、到着時刻、走行距離、休憩時間。

項目自体は決まっているので、1件だけなら数分の作業です。

ところがドライバーが5人、10人と増えると、字の癖の違う日報を1枚ずつ読み解き、車両ごと・日付ごとにシートへ打ち込む作業だけで、配車担当の勤務時間の相当部分が消えていきます。

しかも手書きの数字は読み間違いや転記漏れが起きやすく、月末になって「あれ、この日のこのドライバーの走行距離が入っていない」と気づき、慌てて確認の電話をかける、という光景も珍しくありません。

転記に追われている裏で、ドライバーごとの稼働実態が誰にも見えていない

転記作業そのものより深刻なのは、転記して終わりにしているせいでドライバー・車両ごとの稼働実態が誰の目にも見えなくなっている点です。

現場が転記に追われている裏で、経営側には稼働実態を映す数字が届いていません

弊社が実際に相談を受けた運送会社では、社長が「うちのドライバーはみんな真面目にやってくれている」と話す一方で、どのドライバーが1日のうちどれだけ荷物を積んで走り、どれだけ空車や待機で時間を使っているかを、社長自身が一度も数字で見たことがありませんでした。

日報は「転記して保管する書類」として扱われ、法定保存の義務を果たした時点で役目を終えていたのです。

その結果、繁忙期にドライバーを増員すべきか、それとも配車の組み方を見直せば今の人数で回るのか、という判断材料が社内のどこにもありませんでした。

日報という現場の作業痛の裏側には、実は「ドライバー・車両ごとの労働時間と稼働実態が経営側から見えていない」という、もう一段深い経営の空白が隠れています。

複数ドライバー・複数車両の日報をエクセルで一元管理する実務手順

「1人1シート」の日報を、ドライバー・車両・日付をキーにした1つのマスタシートに統合すると、転記の手間と集計の手間を同時に減らせます。

バラバラのシートを1枚に集約して初めて、横断的な集計が可能になります

実装の骨格はシンプルです。

ドライバーマスタ・車両マスタをそれぞれ別シートで用意し、日々の日報入力シートではドライバー名と車両番号をプルダウンで選ばせます。

出発時刻・到着時刻はシリアル値で入力し、走行距離・積載区分（実車か空車か）・待機の有無を列として追加します。

こうしてマスタから引いた1行1件の記録を、ピボットテーブルでドライバー別・車両別・日別に集計できる形に統一しておけば、月末に個別のシートを何枚も開いて突き合わせる作業が不要になります。

弊社が見た失敗例では、日報の転記を1人の事務担当者が抱え込んでおり、その担当者が急に退職した際、各ドライバーの癖や省略記法を読み解くノウハウごと失われ、数か月分の日報が正確に集計できなくなった運送会社がありました。

転記のやり方を個人の経験に依存させず、マスタとルールをシートの構造そのものに組み込んでおくことが、崩れない一元化の最低条件です。

日報データを稼働実態の可視化に転用する型

一元化した日報データに「積載区分」と「時刻」の列さえあれば、実車率・空車率・待機時間という3つの稼働指標を追加の入力なしに算出できます。

日報を「転記して保管するだけの書類」から「稼働実態を映すデータ」に変える型は、次の3ステップです。

まず①日報の各行に出発地・到着地・走行距離・積載の有無・到着時刻・次の出発時刻を必ず入力する運用に統一します。

次に②走行距離を積載ありの区間と空車の区間に按分し、実車率と空車率をドライバー別・車両別に自動計算する列を追加します。

最後に③到着時刻から次の出発時刻までの差分を待機時間として集計し、荷待ちが多い取引先・時間帯をピボットテーブルで洗い出します。

積載区分と時刻さえ記録できていれば、稼働実態は日報データからそのまま導き出せます

この型を回すと、転記のために書かせていたはずの日報が、そのままドライバー別・車両別の生産性データに変わります。

具体的な削減額や改善率は会社の路線・荷主構成によって大きく変わるため、ここでは架空の数字は出しません。

まずは自社の日報データでこの3ステップを1か月分だけでも回してみると、どの車両・どのドライバーの空車率が高いか、どの取引先で待機時間が長いかが具体的に見えてきます。

自社だけで集計の設計に迷う場合は、初月無料の経営AI診断（通常30万円相当）で、現状の日報の項目と稼働実態への転用ポイントを一緒に整理することもできます。

エクセル運用が崩れる典型サインと次の一手

ドライバー・車両が増えて日報の突き合わせに毎月半日以上かかるようになったら、エクセルでの一元管理は限界が近いサインです。

自社の日報運用がどこまで転用できているかは、外部の目を入れると整理が早いこともあります

エクセルでの日報一元管理が崩れ始めるサインは、ドライバー・車両数が増えて転記と突き合わせに毎月半日以上かかるようになったとき、担当者ごとに列の使い方や省略記法が微妙に違って集計のたびに手直しが必要になったとき、そして稼働実態の集計が「思い立ったときにだけやる特別作業」になっているときです。

この段階まで来ると、稼働実態の数字を見たいと思っても、集計に時間がかかりすぎて経営判断のタイミングに間に合わなくなります。

なお拘束時間や休息期間といった労働時間管理の法令基準については、この記事では詳しく扱っていません。

点呼記録簿と運転日報をエクセルで管理する方法と2024年問題の実務で改善基準告示の数値と実務対応を詳しく解説していますので、法令順守の観点はそちらをご覧ください。

自社の日報がどこまで稼働実態の可視化に転用できているか判断に迷ったら、初月無料の経営AI診断（通常30万円相当）で日報の運用フローを可視化し、改善提案までご一緒することもできます。

まとめ｜日報は転記して終わりにせず、稼働実態を映すデータとして使う

手書きの運行日報をエクセルへ転記する作業そのものは、多くの運送会社が既にこなしています。

問題は、転記して法定保存すれば役目が終わったと考え、そこから先の集計・可視化に踏み込んでいない点です。

ドライバー・車両をマスタで一元管理し、積載区分と時刻さえ記録できていれば、実車率・空車率・待機時間という稼働実態は日報データから追加コストなしに導き出せます。

自社の日報運用がどの段階にあるか、どこから稼働実態の可視化に着手すべきか迷ったら、初月無料の経営AI診断（通常30万円相当）で現状を一緒に整理するところから始めてみてください。

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