共有フォルダ・クラウド同期でエクセルが上書き・破損する原因と対策

【結論】上書きや破損のよくある原因と、まずやること

共有のエクセルで上書きや競合が起きるときの、よくある原因は次の3つです。

ファイルの破損は、原因を特定しにくい事故です。同期が原因とは限りません。開けなくなったファイルや内容が消えたファイルは、前の版やバックアップから戻せることがあります。

上書きや競合は、置き場所と運用を変えると減らせます。それでも同じファイルで事故が続くなら、ファイルを共有する形から離れる時期です。

【仕組み】ファイルの同期と共同編集は別のものです

「クラウドに置いているから同時に編集できる」とは限りません。

Excelの共同編集には、次の条件があります。

• 保存場所: OneDriveかSharePoint（Microsoftのクラウド）
• Excelの版: 確実に使えるのは、Microsoft 365のExcelとブラウザ版です。Excel 2016、2019、法人向けのLTSC 2021、2024は使えません。買い切りのExcelは版によって異なるので、「ファイル」の「アカウント」で版を確認してください
• ファイルの形式: .xlsx、.xlsm、.xlsb
• 自動保存: オンにすると、共同編集が最もよく機能します

社内の共有フォルダ（サーバーのパス）、ローカルのフォルダ、Dropbox、Box、Googleドライブに置いたExcelファイルは、共同編集に対応していません。対応していない版のExcelで開いている人が1人でもいると、他の人にもロックのエラーが出ることがあります。

パスワードで暗号化したファイルや、ActiveXのボタンがあるファイルも共同編集できません。

【症状別】起きたときにすること

ファイルがロックされて編集できない

他の人が開いているか、自分が別のPCで開いたままのことが多いです。他の人が作業中なら、終わるのを待ちます。自分の場合は、すべてのPCでファイルを閉じて、数分待ってから開き直します。

読み取り専用で開いて別名で保存すると、ファイルが2つに分かれます。後で内容を突き合わせる手間が増えるので、できるだけ避けてください。

競合のコピーが増える

OneDriveでOfficeのファイルに競合が起きると、ファイルを開いたときに解決の画面が出ます。手元のコピーを別の場所に保存するか、変更を破棄してクラウドの版を取得するかを選びます。

パソコン版のGoogleドライブでは、複数の人が同時に編集すると新しいバージョンが作られ、変更を人が揃える必要があります。

どの場合も、残ったコピーの内容を確認してから1つにまとめてください。

入力した内容が消えた

置き場所によって、戻し方が違います。

念のため、今のファイルのコピーを取ってから戻すと安全です。履歴の保持期間は、契約や会社の設定で変わることがあります。

ファイルが開けない、壊れていると表示される

前の版やバックアップに戻すか、Excelの「ファイルを開く」で「開いて修復」を試します。

【対策】今週から始められる3つのこと

複数の人が編集しているファイルを洗い出す

ファイル名、保存場所、編集する人数、同時に開くことがあるか、マクロの有無、月に何回事故が起きたかを一覧にします。エクセルテンプレートは、この一覧を入力すると、見直す順番と次にやることを表示します。

事故の多いファイルから直します。全部を一度に変える必要はありません。

置き場所と開き方を揃える

OneDriveかSharePointへ移し、全員がMicrosoft 365のExcelかブラウザで開きます。古い「共有ブック」の機能が残っていると共同編集できないので、全員の作業が終わったことを確かめてからオフにします。

Googleドライブを使っている会社は、ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開いて編集できます。同時に編集する機会が多いなら、スプレッドシートの形式に変換する方法もあります。関数や書式、マクロが動くかを先に確認してください。

契約や社内の決まりで移せない場合は、次の運用で減らします。

• 編集する人と時間を決める
• 他の人は読み取り専用で開く
• 別名のコピーを作らず、作業が終わったらすぐに閉じる

編集の範囲を分ける

共同編集でも、同じ箇所を同時に変更すると、基本的に最後に保存した変更が残ります。営業所ごとにシートを分けるなど、人ごとに編集する場所を決めます。

数式のセルは、シートの保護でロックすると、誤って消す事故を減らせます。Microsoft 365のExcelなら、「校閲」タブの「変更内容を表示」で、誰がどこを変えたかも確認できます。

マクロ（VBA）つきの.xlsm形式も共同編集の対象です。ただし、ブラウザ版のExcelではマクロを実行できません。保存時に動くマクロなどは共同編集で問題が出ることがあるので、少人数で試してください。マクロの修正は、他の人が開いていないときに行います。

【課題】運用で減らしても残ること

置き場所と運用を変えると、事故は減らせます。ただ、次の問題は残ります。

• ルールが続かない: 繁忙期や人の入れ替わりで、決めた手順が守られなくなります
• 入力の誤りを防ぎにくい: シートの保護は、パスワードがなければ誰でも解除できます。入力できる値の制限にも限りがあります
• ファイルが増えると追えない: ファイルごとに履歴を確認するので、複数のファイルにまたがる変更は追いにくくなります
• 対応の時間が積み重なる: たとえば月4回の事故に、2人が30分ずつ対応すると月4時間、年48時間です

【解決策】入力とデータの保管を分けると変わること

事故が続くファイルは、入力の画面があるシステムに置き換えると、データの保管と入力を分けられます。すべてを置き換える必要はなく、事故の多いファイルから順に進められます。費用と保守が増えるので、事故の対応時間と比べて判断してください。

たとえば入力だけを画面に置き換え、報告はいまのエクセルの様式で出力する方法もあります。確認する方のやり方を大きく変えずに済みます。

【判断の目安】運用で続ける場合と仕組みを考える場合

置き場所や運用を変えてから事故が起きていないなら、そのまま運用で問題ありません。

置き場所と運用を変えても、同じファイルで事故が続いている場合は、仕組みを考える時期です。次のいずれかに当てはまると、優先して考える理由になります。

• 数字の間違いが、取引先への発注や請求に影響したことがある
• 複数の拠点が毎日同じファイルを更新している
• 誰がいつ変更したかを、ファイルをまたいで確認する必要がある
• 事故の対応に、毎月まとまった時間がかかっている

【出典】

• Microsoft「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」
• Microsoft「Excel file is locked for editing」
• Microsoft「Troubleshoot co-authoring in Office」
• Microsoft「職場または学校のOneDriveの同期に関する問題を解決する」
• Microsoft「OneDrive に保存されているファイルの以前のバージョンを復元する」
• Microsoft「Repair a corrupted workbook」
• Microsoft「Show changes made in a workbook」
• Google「Microsoft Office ファイルでの作業」
• Google「ファイルの版を管理する」